行政出差請款怎麼自動化？建立統一審核與附件管理 Workflow

Travel & Expense Workflow Automation

行政出差與請款流程長期依賴人工整理與 Excel 管理。從出差申請、費用填寫、附件整理，到主管審核與最終請款，皆需透過多個表單與人工確認流程完成。流程中容易產生：資料遺漏、重複填寫、附件格式混亂、審核流程延遲、因此重新設計整體請款 Workflow，建立統一化、自動化的行政請款管理工具。

原本流程與問題

秘書/行政人員需要先到不同系統查詢：

• 出差紀錄
• 日支規範
• 匯率資訊
• 住宿明細

再依據公司規範，人工整理與製作請款表單。

也經常發生：

• 製表時間過長
• 匯率計算錯誤
• 報支格式不一致
• 人工核對成本增加

匯率需要人工查詢

日支規範容易套用錯誤

Excel 表單需重複整理

報支格式需要人工確認

報表需重複人工確認

STEP 01

整合系統資料來源，
自動取得最新出差紀錄。

STEP 02

透過匯率 API，
自動取得最新匯率資料。

STEP 03

依據公司規範，重新整理：

• 日支數額表
• 住宿明細
• Excel 格式

STEP 04

自動輸出：

• 日支報表
• 住宿明細
• Excel 檔案

降低人工製表時間。

系統將資料查詢、匯率同步、格式整理與報表輸出流程整合為單一工作流程。透過統一資料格式與輸出邏輯，降低跨部門資料處理與人工核對成本。

效益說明提升製表效率減少人工整理與計算時間

統一請款格式，提升資料一致性

加快請款流程，快速完成日支費與住宿明細

減少重複作業，降低人工核對成本

80%

降低人工格式錯誤

60%

減少跨部門核對時間